בדיקת מסמכים
רוב המסמכים נבדקים על ידי הבינה המלאכותית ומאושרים לבד. אבל חלקם — מקרים גבוליים — מגיעים אליכם לבדיקה ידנית מהירה. הדף הזה מסביר איך עושים את זה נכון.
מתי מסמך מגיע אליכם?
הבינה המלאכותית בדקה, אבל לא הייתה בטוחה מספיק להחליט לבד — אז היא מעבירה לכם.
🤔ה‑AI לא בטוחלא הוגדר סוג מסמך לשדה, או שהבדיקה האוטומטית כבויה — ולכן נדרשת עין אנושית.
🚫אין בדיקה אוטומטיתשימו לב: כל עוד המסמך ממתין לכם, הלקוח רואה אותו כ־ממתין לאישור. הוא לא יודע שהוא אצלכם — מבחינתו הוא הגיש, וזהו.
תור הבדיקה
כל המסמכים שממתינים לכם מרוכזים במסך אחד: מסמכים לאישור (בתפריט הראשי, עם מספר שמראה כמה ממתינים).
תור המסמכים לבדיקה — מקובץ לפי לקוח ובקשה
לכל מסמך בתור, המערכת מציגה המלצה (במילים, לא בציון): מומלץ לאשר, מומלץ לדחות, או לא נבדק — נדרשת בדיקה ידנית. ההמלצה עוזרת, אבל ההחלטה שלכם.
אישור מסמך
מצאתם שהמסמך תקין? לחצו אישור והמשך. המסמך מאושר, ועובר אוטומטית לתיקיית מסמכים מאושרים ב‑Drive. זהו.
דחיית מסמך — והנקודה הכי חשובה כאן
אם המסמך לא תקין (מטושטש, לא נכון, חסר) — דוחים אותו. וכאן שימו לב: יש שתי סיבות דחייה נפרדות, וההבדל ביניהן קריטי.
דחיית מסמך — מהמלצת ה‑AI ועד שליחת סיבת הדחייה ללקוח
שתי הסיבות — ההבדל
מה שהלקוח רואה. נשלח אליו בוואטסאפ ומוצג בפורטל. כתבו בעברית ברורה ואדיבה — זה מה שיעזור לו לתקן. שדה חובה.
👁️סיבת דחייה ללקוחרק לצוות. הלקוח לעולם לא רואה אותה. משמשת למעקב פנימי ולשיפור כללי הבדיקה. רשות.
🔒הערה פנימיתכתבו את הסיבה ללקוח בגובה העיניים. במקום נדחה — כתבו מה לא היה תקין ומה לעשות. הלקוח מקבל את המשפט הזה מילה במילה, אז ככל שהוא ברור יותר, כך הלקוח יחזור מהר יותר עם הקובץ הנכון.
מה קורה אחרי דחייה?
הלקוח מקבל הודעה
הודעת וואטסאפ עם הסיבה שכתבתם (הסיבה ללקוח).
הבקשה חוזרת למצב פעילה
השדה שנדחה נפתח שוב אצל הלקוח, כדי שיעלה קובץ מתוקן.
הלקוח מעלה שוב — וחוזר אליכם לבדיקה
כשהוא מגיש מחדש, המסמך חוזר לתור הבדיקה — עם הקובץ החדש.
טעיתם ודחיתם בטעות? אפשר להחזיר מסמך לבדיקה עם הפעולה החזר לבדיקה — הדחייה מבוטלת והמסמך חוזר לתור.