עריכת תבנית — נקודה שחשוב להבין
זו כנראה הנקודה הכי חשובה בכל המדריך. אם תזכרו רק דבר אחד — שיהיה זה:
עריכת תבנית משפיעה רק על בקשות חדשות שייווצרו ממנה מעכשיו והלאה. בקשות שכבר נפתחו — לא משתנות.
למה זה עובד ככה?
כשאתם פותחים בקשה מתבנית, המערכת מצלמת את התבנית באותו רגע — ומעתיקה את התוכן שלה אל הבקשה. מאותו רגע, הבקשה חיה בפני עצמה. היא כבר לא מחוברת לתבנית.
זה בכוונה, וזה דבר טוב: אתם יכולים לשפר ולעדכן תבניות בלי דאגה שתשבשו בקשות שלקוחות כבר באמצע מילוי שלהן.
כל בקשה נוצרת מ«צילום» של התבנית — עריכה משפיעה רק על הצילום הבא
דוגמה קונקרטית
נניח שיש לכם תבנית איסוף חודשי עם 3 מסמכים. פתחתם ממנה בקשות ל‑10 לקוחות. עכשיו אתם מוסיפים מסמך רביעי לתבנית.
אחרי עריכת התבנית: הבקשות הישנות ללא שינוי, החדשה כוללת את המסמך הנוסף
התוצאה:
- ללא שינוי 10 הבקשות שכבר נפתחו — ממשיכות עם 3 מסמכים. הלקוחות לא רואים שינוי.
- כולל המסמך החדש כל בקשה חדשה מעכשיו — תכלול את כל 4 המסמכים.
מה לעשות אם רוצים שהשינוי יחול על בקשה קיימת?
מכיוון שבקשה קיימת לא מתעדכנת אוטומטית, יש שתי אפשרויות:
פשוט פותחים ללקוח בקשה חדשה מהתבנית המעודכנת. זו הדרך הנקייה והמומלצת.
📨לפתוח בקשה חדשהבתוך דף הבקשה אפשר להוסיף מסמך נקודתי (הוסף מסמך), בלי לגעת בתבנית.
➕להוסיף שדה לבקשה עצמהנקודות נוספות באותו עניין
שמירה אוטומטית ≠ פרסום ללקוחות. כשאתם עורכים תבנית, השינוי נשמר מיד — אבל הוא רק מעדכן את הצילום לבקשות עתידיות. אף לקוח קיים לא מקבל הודעה ולא רואה שינוי.
טעיתם בעריכה? לכל תבנית יש היסטוריית גרסאות. אפשר לשחזר גרסה קודמת בלחיצה — וגם זה, כמובן, ישפיע רק על בקשות עתידיות.
שכפול לעומת עריכה. אם אתם רוצים גרסה חדשה של תבנית אבל לשמור גם את הישנה — אל תערכו, אלא שכפלו (מפעולות ← שכפל). כך תישאר לכם גם המקורית וגם החדשה.
סיכום בשורה אחת
תבניות הן לעתיד. עריכה משנה את מה שייפתח מכאן והלאה — בקשות שכבר בדרך אל הלקוח נשארות בדיוק כפי שהיו.