שאלות נפוצות

התשובות לשאלות שהכי הרבה משתמשים שואלים. לא מצאתם? חזרו למבוא או פנו לצוות התמיכה.

על תבניות ובקשות

לא. עריכת תבנית משפיעה רק על בקשות חדשות שייפתחו מכאן והלאה. כל בקשה שכבר נפתחה נשארת בדיוק כפי שהייתה. זו נקודה חשובה — יש לה דף שלם.

תבנית היא המתכון (רשימת המסמכים והשאלות). בקשה היא המופע של המתכון עבור לקוח מסוים. מתבנית אחת אפשר לפתוח אינספור בקשות. ראו מושגי היסוד.

לא צריך לשכפל תבנית. פתחו את הבקשה הספציפית של אותו לקוח, ובתוכה הוסיפו את המסמך נקודתית (הוסף מסמך). התבנית עצמה לא משתנה.

כן. תבנית היא ספרייה משותפת — אפשר לשייך אותה לכמה סוגי לקוחות, ולקוח יכול לקבל כמה תבניות. אין צורך לשכפל.

נוצרת לו סיסמה אישית, נפתחת לו תיקייה ב‑Drive, ואם לסוג הלקוח יש תבנית ברירת מחדל — נפתחת בקשה אוטומטית ונשלחת הודעת וואטסאפ. פירוט מלא כאן.

כן. הגדירו את סוג הלקוח כידני (לא אוטומטי). כך הלקוח ייווצר בלי שתיפתח לו בקשה אוטומטית, ותוכלו לפתוח בקשה כשתרצו.

לא. מחיקת לקוח לא מוחקת את תיקיית ה‑Drive שלו. כל המסמכים שנאספו נשארים בתיקייה.

הבינה המלאכותית מאשרת לבד מסמכים שהיא בטוחה בהם. מקרים גבוליים היא מעבירה אליכם לבדיקה, ומסמכים שברור שאינם תקינים היא דוחה אוטומטית. ראו מסע המסמך.

סיבה ללקוח — מה שהלקוח רואה ומקבל בוואטסאפ (חובה, בעברית ברורה). הערה פנימית — רק לצוות, הלקוח לעולם לא רואה אותה. הסבר מלא.

כן. השתמשו בפעולה החזר לבדיקה — הדחייה מבוטלת והמסמך חוזר לתור.

לא. המערכת שולחת תזכורות אוטומטית ללקוחות שמתעכבים, בשעות סבירות ובקצב הגיוני. אפשר גם לשלוח תזכורת ידנית מתי שרוצים.

רוב הגדרות המעקב (שעות, ימים חסומים, מרווח) מנוהלות מרכזית ברמת הארגון, כדי למנוע טעויות. הדף על תזכורות מסביר מה כן בשליטתכם.

הגדירו השהיית הודעת דחייה למספר שעות. כך אם דחיתם מסמך, הודעת הנדחה תישלח ללקוח רק אחרי השהייה — ולא בזמן שהוא עדיין על מסך ההעלאה.

💬

לא מצאתם תשובה? רוב הדברים במערכת מוסברים תוך כדי עבודה. אם משהו עדיין לא ברור — פנו לצוות התמיכה של Docly, ונשמח לעזור.