תפוגת בקשות

בקשה שנשארת פתוחה חודשים בלי שהלקוח נוגע בה רק מלכלכת לכם את הרשימה. תפוגת בקשות סוגרת אותה אוטומטית אחרי תקופה שתגדירו — וכך הרשימה שלכם משקפת רק עבודה אמיתית.

איך סופרים את הזמן

הספירה מתחילה מהפעם האחרונה שהלקוח עשה משהו בבקשה — העלה מסמך, מילא שדה, שלח. כל פעולה של הלקוח מאפסת את השעון ונותנת לו את מלוא התקופה מחדש.

מה קורה כשבקשה פגה

הבקשה עוברת לסטטוס פג תוקף ונסגרת: הלקוח כבר לא יכול להעלות אליה מסמכים או לשלוח אותה.

פתיחה מחדש

אם הלקוח חוזר אחרי שהבקשה נסגרה, אפשר לפתוח אותה מחדש בלחיצה אחת מדף הבקשה. הבקשה חוזרת לפעילה, והשעון מתחיל מחדש מרגע הפתיחה — עם תקופה מלאה, לא עם השארית שנותרה.

איפה מגדירים

יש שתי רמות, ורק אחת מהן נוגעת בבקשות שכבר קיימות. זה ההבדל הכי חשוב בדף הזה:

ברירת מחדל לארגון

בהגדרות, בקטגוריה בקשות ← תפוגת בקשות. מזינים מספר ימים ושומרים. שדה ריק = אין תפוגה בכלל.

ההגדרה הזו חלה גם על בקשות קיימות. לכן, לפני השמירה, המערכת מציגה חלון אישור עם שני מספרים:

הורדת המספר תקצר מועדים קיימים, והעלאתו תאריך אותם. ניקוי השדה מבטל תפוגה ומוחק את המועדים הקיימים.

חריגה ברמת התבנית

בעורך התבנית יש שדה ימי תפוגה (עוקף את ברירת המחדל). מה שתזינו שם גובר על ברירת המחדל של הארגון עבור בקשות שייפתחו מהתבנית הזו. שדה ריק = התבנית יורשת את ברירת המחדל של הארגון.

מה כדאי להגדיר

אין מספר נכון אחד, אבל כמה כללי אצבע:

• התחילו גבוה. קל להוריד אחר כך; בקשה שנסגרה מוקדם מדי דורשת פתיחה ידנית.
• התאימו לאופי החומר. איסוף מסמכים שוטף יכול להסתפק ב־30–60 יום; תהליך שנתי מורכב צריך יותר.
• בדקו את המספרים בחלון האישור לפני שמאשרים — הם הדרך היחידה לדעת מה עומד להיסגר.

הלאה: ספריית התבניות →