תבניות הודעות
כל הודעה שהמערכת שולחת ללקוח — נפתחה בקשה, תזכורת, מסמך נדחה — מבוססת על תבנית הודעה. את הנוסח אפשר לראות ולערוך במסך תבניות הודעות.
איפה זה נמצא
בתפריט: הגדרות מערכת ← תבניות הודעות. אפשר לעבור בין שני ערוצים: WhatsApp ואימייל.
🔒app.docly.co.il/message-templates
תבניות ההודעות — כל כרטיס מציג את ההודעה כפי שהלקוח מקבל אותה
אילו הודעות יש, ומתי הן נשלחות
| ההודעה | מתי נשלחת |
|---|---|
| נפתחה בקשה | כשנפתחת בקשה חדשה ללקוח. |
| תזכורת | אוטומטית, ללקוח שמתעכב עם פרטים חסרים. |
| מסמך נדחה | כשדוחים מסמך והלקוח צריך לתקן. |
| הוחזר לבדיקה | כשמבטלים דחייה ומחזירים מסמך לבדיקה. |
| הכול הושלם | כשכל המסמכים אושרו. |
| קוד כניסה (OTP) | קוד חד־פעמי לכניסת לקוח לפורטל. |
כך נראית שרשרת ההודעות מצד הלקוח — כל אחת נשלחת מתבנית אחרת ברגע המתאים:
💬
דנה לוי
מקוון
שלום דנה 👋 נפתחה עבורך בקשה חדשה פתיחת תיק. להתחלה לחצו כאן: 🔗 docly.co.il/r/a8f2
10:32 ✓✓
היי, העליתי את המסמכים 🙏
10:40
תודה דנה! מסמך אחד דורש תיקון — אישור ניהול חשבון לא ברור. אפשר להעלות שוב כאן: 🔗 docly.co.il/r/a8f2
12:05 ✓✓
הנה, העליתי מחדש ✅
14:20
מצוין 🎉 כל המסמכים אושרו — הבקשה הושלמה. תודה על שיתוף הפעולה!
15:12 ✓✓
סטטוס של תבנית WhatsApp
תבניות וואטסאפ צריכות אישור של Meta (חברת וואטסאפ) לפני שאפשר לשלוח בהן. הסטטוס מופיע על כל כרטיס:
| סטטוס | משמעות |
|---|---|
| פעילה | אושרה — אפשר לשלוח. |
| ממתינה לאישור | נשלחה ל‑Meta, בבדיקה. |
| נדחתה — יש לתקן | Meta דחתה — צריך לתקן ולשלוח שוב. |
| טרם פורסמה | עוד לא נוצרה מול Meta. |
🛠️
בחלק מהארגונים, התבניות מנוהלות על ידי Docly. אם רואים הודעה שתבניות ה‑WhatsApp מנוהלות על ידי Docly עבור הארגון הזה — ההפעלה והעריכה נעולות, ואין צורך שתעשו דבר. הכול כבר מוכן.