תזכורות ומעקב אוטומטי
זו אחת התכונות שחוסכות לכם הכי הרבה זמן: המערכת רודפת אחרי הלקוחות במקומכם. לקוח שלא סיים? הוא יקבל תזכורת אוטומטית, בלי שתצטרכו לזכור או להתקשר.
איך זה עובד
אחת לתקופה, המערכת סורקת מי מהלקוחות עדיין לא השלים את הבקשה שלו.
🔎המערכת מזהה מי מתעכבהיא שולחת ללקוח הודעת וואטסאפ שמזכירה לו מה חסר — עם קישור חזרה לבקשה.
🔔שולחת תזכורת עדינהאם הוא עדיין לא הגיב, היא תזכיר שוב אחרי כמה ימים — עד שהוא יסיים.
⏱️חוזרת שוב, בקצב הנכוןכשהלקוח מסיים, או אחרי תקופה מוגדרת — התזכורות נפסקות מעצמן.
🛑יודעת מתי לעצורמתי נשלחות תזכורות?
המערכת מכבדת כללים חכמים כדי לא להציק ללקוחות:
- 🕘 חלון שעות — תזכורות נשלחות רק בשעות סבירות (למשל 9:00–18:00), לא באמצע הלילה.
- 📅 ימים חסומים — אפשר להגדיר ימים שבהם לא נשלחות תזכורות (למשל שישי־שבת וחגים).
- ⏳ מרווח בין תזכורות — למשל פעם בכל 3 ימים, לא כל שעה.
הגדרות המעקב — לרוב מנוהלות ברמת הארגון
נקודה חשובה: מי שולט בהגדרות האלה?
רוב הגדרות המעקב מנוהלות ברמת הארגון (על ידי הצוות של Docly), ולא ניתנות לעריכה מכאן. מדיניות השליחה, חלונות הזמן, הימים החסומים והחגים מוגדרים מרכזית — כדי למנוע טעויות. זה בכוונה, וזה שומר על הלקוחות שלכם.
מה כן בשליטתכם:
- ⏲️ השהיית הודעת דחייה — כמה שעות להמתין לפני שמודיעים ללקוח שמסמך נדחה (ברירת מחדל: מיד). שימושי אם רוצים לא להבהיל לקוח שעדיין באמצע העלאה.
- 👤 מעקב פעילות ללקוח — אחרי כמה ימי חוסר פעילות לקוח יסומן בצהוב/אדום ברשימה.
שליחת תזכורת ידנית
לא רוצים לחכות למחזור האוטומטי? אפשר תמיד לשלוח תזכורת ידנית מכרטיס הלקוח או מדף הבקשה — כפתור שלח תזכורת.
השהיית מעקב
אם לקוח מבקש הפסקה (למשל אני בחו״ל חודש), אפשר לסמן אותו כמושהה — והתזכורות אליו ייפסקו זמנית, עד שתחזירו אותו לפעיל.