מושגי היסוד

ב‑Docly יש כמה מילים שחוזרות שוב ושוב. ברגע שמבינים אותן — הכול מסתדר. הנה ההסבר, בעברית פשוטה.

ארבעת המושגים החשובים

מי שאתם אוספים ממנו מסמכים — לקוח של המשרד, ספק, עובד וכו׳.

פנייה אחת ללקוח, שבה הוא ממלא מסמכים ושאלות. יש לה קישור אישי וסטטוס משלה.

השלד של בקשה — רשימת המסמכים והשאלות. מגדירים פעם אחת, משתמשים שוב ושוב.

קבוצה של לקוחות דומים (למשל לקוח חדש). קובע איזו תבנית תיפתח אוטומטית.

הדרך הכי פשוטה לזכור את הקשר:

🧩

תבנית היא המתכון. בקשה היא התבשיל שבישלנו מהמתכון עבור לקוח מסוים. סוג הלקוח קובע איזה מתכון בוחרים כברירת מחדל.

🏷️סוג לקוח

📋תבנית

בוחר תבנית ברירת מחדל

📨נפתחת בקשה עבור הלקוח

✍️הלקוח ממלא

🤖נבדק אוטומטית

🗂️מסתדר ב‑Drive

מסוג הלקוח והתבנית — ועד שהמסמכים מסתדרים ב‑Drive

מושג	מה זה אומר
פורטל הלקוח	העמוד האישי שאליו הלקוח נכנס דרך הקישור, כדי למלא את הבקשה.
שדה	פריט בודד בבקשה — למשל תעודת זהות (העלאת קובץ) או מספר עוסק (שאלה).
סטטוס	המצב של בקשה או מסמך — למשל מחכה ללקוח, לבדיקה, אושר.
תזכורת (מעקב)	הודעה אוטומטית שהמערכת שולחת ללקוח שמתעכב, בלי שתצטרכו לעשות דבר.
בדיקת AI	בדיקה אוטומטית של כל קובץ שהועלה — האם הוא קריא ומתאים למה שביקשתם.
תיקיית מסמכים מאושרים	תיקייה ב‑Google Drive שאליה עוברים הקבצים לאחר אישור.

חשוב להכיר שיש שני כיוונים לבקשה:

הנפוצה. הלקוח ממלא ומעלה — ואתם (או ה‑AI) בודקים ומאשרים. זו ברירת המחדל.

אתם ממלאים — והלקוח רק מאשר את התוצאה. מתאים למשל לאישור מסמך או תוכן.

💡

לא צריך לבחור ידנית בין איסוף לאישור בכל פעם — סוג הבקשה נקבע לפי התבנית שבחרתם. רוב הבקשות הן בקשות איסוף.